Pour animer un réseau, collaborer et travailler ensemble parfois de façon géographiquement dispersée, il devient indispensable d’utiliser les nouveaux outils disponibles sur internet.

• Plusieurs diocèses ont déjà mis en place des intranets pour partager de l’information en toute sécurité, en particulier des documents, évitant ainsi leur gestion au niveau individuel.

Qu’est-ce qu’un intranet ?
Les termes d’intranet et d’extranet méritent quelques précisions (extraites de wikipédia) :

• Un intranet est un réseau informatique utilisé à l’intérieur d’une entreprise ou de toute autre entité organisationnelle qui utilise les mêmes protocoles qu’Internet (TCP, IP, HTTP, SMTP, IMAP, etc…). Parfois, le terme se réfère uniquement au site web interne de l’organisation, mais c’est souvent une partie bien plus importante de l’infrastructure informatique d’une organisation

• Un extranet est une extension du système d’information de l’entreprise à des partenaires situés au-delà du réseau. L’accès à l’extranet se fait via Internet, par une connexion sécurisée avec mot de passe dans la mesure où cela offre un accès au système d’information à des personnes situées en dehors de l’entreprise. L’extranet est donc en général un site à accès sécurisé qui permet à l’entreprise de n’autoriser la consultation d’informations confidentielles qu’à certains intervenants externes comme à ses fournisseurs, ses clients, aux cadres situés à l’extérieur de l’entreprise, aux commerciaux, etc. Un extranet n’est ni un intranet, ni un site internet.

Il s’agit d’un système supplémentaire offrant par exemple aux clients d’une entreprise, à ses partenaires ou à des filiales, un accès privilégié à certaines ressources informatiques de l’entreprise.

Dans sa forme la plus simple à mettre en oeuvre, un intranet diocésain est une « annexe » privée du site internet diocésain institutionnel, accessible seulement par mot de passe à certaines personnes : les personnes autorisées peuvent toutes visualiser le même contenu, lequel est actualisé selon les mêmes procédures que les autres contenus du site (webmestre, contributeurs éventuels). Par exemple, pour le diocèse de Nanterre, il est indispensable d’avoir un modérateur si plusieurs personnes sont autorisées à mettre à jour le contenu.

Si nécessaire, il est possible d’avoir plusieurs intranet distincts (des sous-réseaux en quelque sorte) pour diffuser des documents en fonction de leurs destinataires. Sur le diocèse de Nanterre, en plus de l’intranet global, chaque service a la possibilité d’avoir le sien (par exemple pour la catéchèse). Les webmasters du diocèse de Nanterre ont leur propre intranet pour partager leurs expériences, des photos…

L’intranet du diocèse d’Agen comprend une cinquantaine de sous-réseaux, un par paroisse et un par service, chacun doté d’un identifiant et d’un mot de passe spécifique, le tout géré par la secrétaire de l’évêque. Une autre solution consiste à utiliser les outils dits « collaboratifs » de Google Drive par exemple : on peut mettre à disposition des documents destinés à des personnes identifiées ou non, en leur attribuant des droits de mise à jour ou non : ce système est particulièrement efficace pour partager et pour gérer en temps réel la documentation d’un projet par exemple. Attention cependant à la question de la confidentialité des données.

On peut aussi, à travers un extranet (voir la définition ci-dessus), partager des applications informatiques propres à une organisation avec des partenaires extérieurs, en s’appuyant sur le réseau internet (par exemple, une application de gestion de salles de réunion gérées par le diocèse, sur laquelle des personnes extérieures sont autorisées à réserver des salles).

Quelles utilisations d’un intranet pour un diocèse

L’utilisation la plus simple et la plus efficace consiste à mettre à disposition de l’information et/ou des documents (sous forme .doc, .xls, .pdf ou .jpg par exemple) rangés de façon facilement accessible et bien évidemment consultables et/ou
téléchargeables.

L’utilisation d’un intranet permet :

• D’éviter dans certains cas des mailings,
• De ne plus à avoir à gérer localement (c’est à dire individuellement) les documents,
• De retrouver les documents selon un classement commun,
• D’être certain d’avoir en ligne la dernière version officielle de l’information ou
du document,
• De diminuer le coût des serveurs en allégeant la taille des disques durs.
• L’envoi d’un mèl peut être nécessaire pour prévenir les personnes concernées que des documents ont été mis à leur disposition sur l’intranet.

Exemple d’utilisation judicieuse : l’annuaire du diocèse d’Agen (géré sous Excel) fait l’objet d’une extraction périodique pour une mise à disposition en .pdf sur leur intranet.

• Mise en place d’un intranet

• Les difficultés
• Un intranet s’organise autour d’une communauté de personnes qui sont motivées pour partager de l’information et des documents a priori non publics.
• La confidentialité des données, la gestion des droits d’accès en lecture seulement ou en lecture/écriture peuvent devenir très vite compliquées à gérer.
• La même information est mise à la disposition de l’ensemble des membres du réseau, même si elle n’intéresse pas directement tous les membres : ce principe est parfois difficile à mettre en oeuvre dans les organisations où la rétention d’informations conforte le pouvoir des personnes ! Cela peut nécessiter un changement de comportement parfois difficile à faire évoluer.

Les avantages :
• Gain de temps dans la manipulation des documents, en particulier leur classement, et réduction du papier et des timbres (expérience vécue au diocèse d’Agen).
Pour le diocèse de Nanterre : réflexion de chacun des membres du réseau sur le partage de documents, mettre en oeuvre une méthode de classement commune (expérience vécue au diocèse de Nanterre).
• Disposer toujours de la dernière version des documents, au sein d’un lieu de communauté (notion de centre de ressources).

Les bonnes pratiques :
• Répertorier les types de documents qui pourraient faire l’objet d’un partage sur un intranet et identifier la population concernée.
• Débuter avec les documents les plus fréquemment lus et mis à jour.
• Mettre en place un système de confidentialité à la fois simple et bien adapté à
l’organisation.
• Sensibiliser (voir former) les membres du réseau pour qu’ils changent leurs habitudes et deviennent moins réticents à partager des documents.
• Identifier un référent pour chaque entité (une paroisse par exemple).
• Désigner un modérateur pour surveiller les mises à jour si plusieurs personnes peuvent mettre à jour la base de données.

Article rédigé par Hubert Delafon