Mettre en place une organisation du projet

La refonte d’un site se déroulera nécessairement sur plusieurs mois. Elle nécessite de regrouper des compétences pluridisciplinaires (techniques pour le choix de l’outil et le développement, éditoriales) et d’assurer le suivi des orientations, du planning, du budget et de prendre les décisions adéquates.

La recommandation est de mettre en place deux comités :

• Un comité de pilotage : il est en charge de la définition des grands objectifs stratégiques (positionnement du site) et des résultats attendus, valide les préconisations exprimées par le groupe de travail et suit l’état d’avancement du projet. Il s’assure de la conformité des décisions prises par rapport aux objectifs du projet. Il se réunit mensuellement.

• Le groupe de travail : il est en charge de la mise en œuvre de la stratégie établie par le comité de pilotage. Son périmètre d’action s’établit autour de l’analyse des usages et attentes des utilisateurs, de la structuration des contenus et des fonctionnalités associées, des modes d’organisation liés à la gestion des contenus, du choix des outils et des prestataires éventuels.
Il se réunit chaque semaine.

Exemple pour une paroisse : mise en place d’un groupe de travail constitué de bénévoles rassemblant les différentes compétences autour d’un chef de projet et d’un comité de pilotage rassemblant le chef de projet, le curé de la paroisse et des membres du conseil paroissial.

Définir et formaliser les orientations du site internet

L’enjeu de cette première étape est de formaliser les objectifs assignés au futur site Internet et d’identifier clairement l’ambition du projet.
A partir des missions et orientations de l’institution / service / organisation / responsable du site, il s’agit de définir celles qui seront portées par le site. Ces objectifs sont à croiser avec les attentes des internautes : tout outil de communication est le croisement entre les attentes d’un public et les objectifs de communication d’une institution.

Il est ainsi intéressant de savoir quelle sera la proposition propre de votre site : celle que l’internaute ne retrouvera que sur celui-ci.

Méthodologie

– Définir qui sont les « parties prenantes » du site et écouter leurs attentes : il s’agit des personnes qui portent les orientations de l’organisation en charge du site, qui contribueront à son animation, qui peuvent intervenir en transversal (fonctions informatiques / communication…) ou qui animent des sites internet en lien avec celui qui va être refondu.
L’enjeu est de recenser leurs attentes, de préférence lors d’entretiens individuels abordant les points suivants : vision du site actuel, points d’amélioration, objectifs prioritaires du site futur, publics du site (prioritaires, secondaires)… Il est aussi possible d’organiser cette phase avec des focus group ou des questionnaires si un point est à valider spécifiquement.

Elément attendu : synthèse des entretiens

– Ecouter les attentes des internautes
Interroger les visiteurs réguliers ou occasionnels du site internet actuel via un questionnaire en ligne (leurs usages, leurs attentes, leurs sujets d’intérêt…?) et l’analyse du trafic à travers les statistiques d’usage. Interroger les visiteurs que l’on souhaiterait toucher via des entretiens ou un questionnaire à poster sur des forums grand public.

Elément attendu : synthèse des attentes par public

– Formaliser les orientations
Rédaction d’une synthèse sur le positionnement et les orientations du site internet. Cette synthèse est à partager / valider avec les parties prenantes. Elle est essentielle : elle permettra de valider chaque étape du projet en vérifiant que l’on répond aux objectifs fixés. Elle servira de trame au cahier des charges et de base à toutes les communications sur le projet.

Elément attendu : synthèse des orientations du projet (objectifs, publics et attentes, orientations…)

La refonte d’un site nécessite de rassembler différentes compétences pluridisciplinaires : techniques pour le choix de l’outil et le développement, éditoriales, etc., et ensemble, de formaliser les objectifs assignés au futur site Internet et d’identifier clairement l’ambition du projet, en les croisant avec les attentes des internautes.