Quelques astuces pour couvrir un événement
L’été est fini, une nouvelle année commence. Cette année, certains événements marqueront votre diocèse, congrégation, association ou mouvement.
Quel dispositif mettre en place sur le web pour couvrir un rassemblement de plusieurs centaines, voire de milliers de personnes ?
Quel dispositif mettre en place sur le web pour couvrir un rassemblement de plusieurs centaines, voire de milliers de personnes ?
Quelques éléments de réponse à la lumière du rassemblement Diaconia 2013 qui a réuni plus de 12 000 personnes à Lourdes, à l’Ascension 2013, avec
Michel Chilaud, webmaster du site internet.
Le site internet de Diaconia, entièrement dédié à l’évènement, a permis de faire connaitre le rassemblement en amont, de partager les ressources et de permettre aux personnes non présentes de tout de même suivre l’événement. Chacun pouvait suivre en direct et en différé les temps de plénière grâce à Diaconia-TV et y retrouver les documents, les interventions (textes et fichiers audio), les reportages photos et vidéos de la journée, le live-tweet, des revues de presse (sous la forme de fils d’actualité avec l’outil « storify »).
De 600 visites par jour en moyenne habituellement, le site diaconia2013.fr est passé à 4000 voire 5000 visites par jour.
De 600 visites par jour en moyenne habituellement, le site diaconia2013.fr est passé à 4000 voire 5000 visites par jour.
Voici une liste, dressée par Michel Chilaud, webmaster du site internet de Diaconia, du dispositif à mettre en place, à adapter bien sûr selon l’ampleur de votre événement :
Quelques préalables
- Avoir un site, une page avec une adresse que l’on va diffuser auprès des médias et du réseau
- Définir dans le programme, ce qui sera en « live » et ce qui sera couvert par des articles / photos / documents ou vidéos.
En besoins humains, prévoir :
– une équipe de photographes « officiels »
– une équipe vidéo
– une équipe « réseaux sociaux »
–> Définir un hashtag de l’événement.
– un webmaster qui alimente le site événementiel à partir de toutes ces informations,
qui suit Internet et les réseaux sociaux pour voir l’impact de l’événement sur le net,
et qui « curationne » ces contenus.
qui suit Internet et les réseaux sociaux pour voir l’impact de l’événement sur le net,
et qui « curationne » ces contenus.
L’idéal est d’avoir une équipe « numérique » (deux ou trois photographes, vidéos, journalistes pour articles, twittos pour réseaux sociaux), coordonnée par le webmaster.
Photos
- Prévoir un compte Flickr ou Picasa avec un album par grand événement
- Paramétrer à la même heure tous les appareils photos des photographes « officiels », réglés sur l’horloge parlante. Si l’appareil photo le permet, paramétrer les informations comme l’auteur ou le copyright
- Trier les photos, et en choisir une petite trentaine par événement
Attention au droit à l’image : éviter les gros plans, ne pas prendre en photo ceux qui le refusent, etc.
Toujours mettre en valeur les gens et ne contenir aucun arrière-plan problématique (visage grimaçant, etc.)
Toujours mettre en valeur les gens et ne contenir aucun arrière-plan problématique (visage grimaçant, etc.)
Articles
- Avoir un ou deux « journalistes » pour informer et rédiger quelques articles sur les différents moments forts de l’événement (plénières, ateliers, etc.) et y associer des photos choisies parmi le « stock ».
Les documents
Mettre en ligne :
– Les documents préparatoires
– Les interventions durant les « live »
– Les documents préparés pour les forums ou ateliers
– Les comptes-rendus ou interventions lors des forums ou ateliers
–> Veiller à mettre ces documents en format PDF (pour ne pas être modifiés), à y rajouter le nom de l’intervenant et la date de création. Ne pas oublier de les mettre en mode « lisibles » pour non-voyants.
– Les documents préparatoires
– Les interventions durant les « live »
– Les documents préparés pour les forums ou ateliers
– Les comptes-rendus ou interventions lors des forums ou ateliers
–> Veiller à mettre ces documents en format PDF (pour ne pas être modifiés), à y rajouter le nom de l’intervenant et la date de création. Ne pas oublier de les mettre en mode « lisibles » pour non-voyants.
Le direct
Sur le site de l’événement, créer une fenêtre avec le « live » des plénières et la possibilité de revoir en replay, si on n’a pas pu regarder en direct ou si de chez soi on veut revoir l’événement.
Vidéos
Si des montages vidéo sont faits, avoir la possibilité de les revoir en les mettant sur une chaîne vidéos de type Youtube, Viméo ou Dailymotion, avec des « playlists » pour trier les différentes vidéos.
Créer des fichiers audios de ces vidéos pour les « non-voyants ».
Créer des fichiers audios de ces vidéos pour les « non-voyants ».
Réseaux Sociaux
- Créer un « événement Facebook » en amont, où les gens peuvent s’inscrire
- En parallèle, créer une page Facebook de l’événement en postant régulièrement des informations
- Faire un lien « automatique » entre les articles du site Internet et la page Facebook
- Définir un hashtag pour Twitter, le suivre par un « twitter Live » sur le site.
- Suivre comment Internet réagit à l’événement, surveiller les commentaires Facebook et Twitter, y répondre, les retwitter (RT) si besoin.
- Faire de la curation de contenu (exemple : Storify) et les mettre en ligne sur le site, par thème, événement ou « transversal » (revue de presse).
Statistiques
Suivre les statistiques de connexion et voir en temps réel la navigation des internautes.
Pour un exemple concret, rendez-vous sur le site de Diaconia 2013 ! : http://diaconia2013.fr/